利用现代信息技术提升装饰企业管理水平北京建谊建筑工程有限公司信息化建设实录免费猫

利用现代信息技术 提升装饰企业管理水平——北京建谊建筑工程有限公司信息化建设实录

【摘 要】本文结合北京建谊建筑工程有限公司信息化建设的成功经验，阐述传统建筑装饰企业信息化建设的基本内容及在提升企业综合管理水平、提高主营业务管理效率，进而提升企业竞争力方面的重要作用，以期对建筑装饰企业实施信息化管理有一定的借鉴意义。 信息时代的企业管理不再是对人、财、物等物质资源的单一管理，而是逐渐发展到以信息技术为基础对企业资源进行全面规划利用的综合管理。企业信息化将引发经营思想、组织形态和管理方式的系列变革，成为增强企业竞争力的重要途径。 建筑装饰行业是传统的劳动密集型行业，如何通过信息化建设提高竞争能力，已成为众多建筑装饰企业关注的话题。本文结合北京建谊建筑工程有限公司信息化建设的一些成功经验，阐述信息化管理在建筑装饰企业提升综合管理水平、提高主营业务管理效率，进而提升企业竞争力方面的重要作用，以期对建筑装饰企业实施信息化管理有一定的借鉴意义。 一、北京建谊建筑工程有限公司信息化建设历程 北京建谊建筑工程有限公司早在上个世纪90年代末就认识到推行信息化管理是现代企业发展的趋势，公司投入大量资金，购置了服务器、台式计算机等设备，在国内建筑装饰企业中率先组建内部局域网，不仅在公司总部实现了所有员工的计算机办公，而且也在各项目经理部实行计算机管理，为其提供了与公司总部进行信息传递的便捷条件，并且逐步开始计算机辅助设计、会计电算化、计算机预算报价等低层次信息技术的应用。随着各项技术的熟练应用，内部局域网及低层次信息技术在公司内部信息交流、管理成本降低及工作效率提高方面的作用日益显现。 随着公司规模的日益扩大和业务量的不断增长，初步尝到信息化管理甜头的北京建谊建筑工程有限公司逐步认识到，信息化管理不仅仅只是计算机办公、计算机辅助设计等IT技术在企业的简单应用，而是一项复杂的系统工程，是管理模式和资源利用上的革新。推行信息化建设的目的，是要使企业能够充分开发和有效利用所拥有的信息资源，快速做出正确的决策，提高企业运行效率，最终创造并不断提高企业竞争优势。针对我国大多数建筑装饰企业长期习惯于粗放式经营，信息化建设起步也较晚，目前国内尚无成熟的建筑装饰企业管理信息化整体解决方案的现状，自2000年末，北京建谊建筑工程有限公司即策划与北京清科锐弛科技有限公司进行合作，在国内较早开发的A模式企业管理平台的基础上，广泛收集国内外成功建筑、装饰企业的管理经验，整理出一套系统的建筑装饰企业管理思想，着手开发一套适用于建筑装饰企业的管理信息系统，用于公司的日常办公和主营业务管理。通过两年多的设计开发、上线运行，目前这套集办公自动化、工作计划考核和公司主营业务管理于一体的综合信息系统已初步展露出在提升企业管理水平方面的强大动力。 二、信息化建设的主要内容及对增强企业核心竞争力的作用 从总体上来讲，建筑装饰企业信息化建设就是要围绕公司基础管理平台及主营业务管理两个方面，进行系统规划和精心设计，通过高效的信息沟通提高企业的成本预控能力、财务监控能力、运行控制能力及对市场信息的反应能力。北京建谊建筑工程有限公司管理信息系统主要划分为项目远程控制、经营管理、物资管理、财务管理及基础平台管理等五大系统，全面覆盖建筑装饰企业的主要管理范围，从不同的侧重点提升企业的核心竞争能力。 1．项目远程控制系统提高对项目的运行控制能力 项目远程控制系统主要由公司各职能部门及项目经理部按照系统权限的要求，结合项目进展的实际，对公司在施工程的基本信息、商务信息、工程进度信息、产值信息、材料需用计划、项目回款信息、项目各项支出信息、项目质量信息、项目安全信息、项目异常信息进行全过程管理，并且对每个工程信息进行汇总产生各种汇总表供查看分析。 管理信息系统中项目远程管理子系统的实施，使总部可以通过信息系统对项目进行远程控制、统一调度，开展进度调整、物资审批、成本控制等工程管理工作，完成施工项目的成本、质量、技术、进度的综合管理；同时施工一线的各种生产信息也可以快速地反馈到总部。信息化大大压缩了公司总部和项目经理部之间的空间和时间距离，使企业实现设计快、报价快、施工快、结算快、反馈快、决策快，提高企业技术能力，增强了公司对项目的运行控制能力。 2．物资管理系统提高企业物资成本管理的预控能力 物资管理系统中的信息管理模块在严格的权限机制下，通过web形式，实现项目经理部、公司物资管理部门及供应商等多渠道物资信息、供应商信息的收集，并由物资管理部门集中进行管理，时时进行信息更新，在一定权限范围内发布公司内部物资信息，为公司内部各部门和项目经理部提供指导性的物质价格标准，达到帮助项目经理部控制材料采购价格，降低工程成本的目的。 物资管理系统中的竞标采购模块通过互联网技术，实现网上材料采购竞标，使项目物资采购的成本降低，物资价格更加合理，减少人为因素的参与，加快物资的采购速度。物资管理模块通过物资的总计划管理、月采购计划管理及合同管理、核销管理对物资的全过程实施控制，确保物资按照采购数量、单价控制在计划范围内。 物资信息系统的实施，使得占项目总成本60%以上的材料成本得到有效的预控，对公司合理平衡使用资金及控制经营风险起到良好的效果，对公司实施低成本战略，把握项目计划成本，确保在竞标工作中处于有利地位提供了充分的支持。 3．财务系统提高公司财务监控能力 财务系统主要分资金管理、费用管理及成本管理三大模块，与项目管理系统、物资管理系统及用友财务管理软件、概预算软件进行接口，实现系统财务报表与会计帐务及项目进展的时时互动，确保公司管理层获得第一手财务数据，为生产经营决策提供参考。通过财务管理系统在北京建谊建筑工程有限公司的实施，项目经理部的工程收支状况、成本一览表、公司管理费用的支出状况可以根据不同权限进行查看，对公司领导层的决策起到了较好的支持作用，公司对项目经理部及各职能部门的财务监控力度大大增强，领导层对公司整体资金的掌握和调度能力明显提高。 4．营销管理系统提高企业对外部市场信息的反应能力 经营信息库由行业动态、项目信息源、项目档案、项目跟踪管理、投标资料库、竞争对手情报等六个模块组成。用以辅助经营部员工了解本行业最新动态，收集项目信息，建立项目档案，记录每一个项目在跟踪过程中的全部信息，对投标过程中形成的投标资料按项目及类别进行组织和整理，收集竞争对手情报，查看公司与竞争对手之间的投标比较，达到收集信息，方便信息的组织、整理和查询的目的。 当今企业竞争力的高低在很大程度上取决于获取和处理信息能力。企业发展依靠的是正确的决策，而决策的基础则是信息。企业管理者必须及时捕捉市场信息，了解企业自身经营状况，掌握竞争对手的动态。对于企业来说，如何比对手早一步获得并有效利用市场信息显得尤其关键，这也正是信息技术的优势。正如比尔·盖茨所言，在这个快速变化的商业世界中，企业必须具备与对手竞争所需要的反应速度，而这就需要一种类似人类神经系统的“数字神经系统”平稳和有效运行，对紧急情况和机遇做出快速反应，为公司内部需要信息的人快速提供有价值信息的系统，而这种“数字神经系统”的建立则依赖于企业信息化的实现。通过经营管理系统能够对市场信息进行大量收集和筛选，由公司对企业范围内的有效资源进行统一调度，对其中有价值的信息进行系统跟踪。公司可通过系统针对每一跟踪项目下达具体的跟踪计划，并通过跟踪人员填写的跟踪周报了解和掌控项目进展状况。在进行决策时，系统可提供主要竞争对手的相关情报和历史投标记录等，为决策提供全面的信息支持，以便快速做出正确决策，从而使企业在市场竞争中得占先机。 5．办公平台提高企业综合管理水平 管理信息系统办公平台分为日常办公、共享交流和个人办公三大块，包括请示、发文管理、会议管理、计划考核、授权、公告、电子论坛、制度规范和资料管理、我的工作、我的邮件和工作日志等办公常用模块。管理办公平台的建立打破了建筑装饰企业的传统管理模式。建筑装饰企业传统的管理模式按职能展开，其组织结构的特征是纵向分层次，横向分部门。每个层次是一个权力等级，每个职能部门是一个相对独立的单位。这种组织结构使企业的内部信息采集、处理和传递是分散的、独立的，信息管理的效率和质量都得不到保障。公司管理信息系统办公平台的实施，对原有的工作流程进行了整理和改造，使公司的管理结构更趋向于扁平，办公自动化和信息处理水平得到很大的提高。不仅会议召集、公文流转、工作联系等行政事务可以通过信息系统进行，而且工作计划、监督考核、人事变动、培训管理等重要的管理环节也通过系统进行了流程规范和全程实施。信息化建设加速了企业内信息的流动和知识的传播，便捷的信息处理、交流和规范的工作流程，提高了员工的工作效率，也调动了员工的工作热情，在公司内部形成了客观、求实的工作氛围。从北京建谊建筑工程有限公司系统运行的实际情况可以看出，在日常办公、计划实施、人力资源应用、供应链管理方面为企业既节约了有形的费用成本，又降低了无形的精力和时间成本，同时信息技术也逐渐渗透到企业管理的各个领域中，使各项管理工作更加条理化。 三、建筑装饰企业信息化建设发展展望 企业的发展的过程就是其核心竞争力不断增强的过程，在此过程中需要做出各种决策。而决策从某种角度讲，就是对信息的处理。企业由各个管理层相互联系形成等级链、矩阵链，就链条上的某一环节而言，除了负责做出自身职责范围内的决策以外，都还承担着信息收集、挑选和转发的工作。如果这些工作由信息化的系统来承担，将会更快、更准、更全面。因为简化人为的协调，即可提高效率。据调查数据显示，管理工作中有44%属于常规事务，完全可以由机器代替人工。另外56%的思考工作中，还有一半左右为规律性工作，也可逐步由决策支持、知识管理等高端的商业智能系统来完成。这些规律性的工作由信息系统进行程序化处理，以便管理人员有更多的时间用于无法程序化的决策上。一些研究人员认为，企业中可程序化的决策与无法程序化的比值约为80:20。这就有力的说明：企业中的大部分数据和信息完全有可能用现代化的计算机和数据终端设备进行集中处理，从而促进重要决策的集中化，提高决策的速度和质量，提高企业的竞争力。 由于客观的原因，建筑装饰行业信息化的基础条件比较差，很多建筑装饰企业实施的效果还不是很好。但现在的建筑装饰工程产品已逐步步入精细生产阶段，建筑装饰工程产品已成为精细产品，需要精细加工，对建筑装饰行业生产管理方式提出了越来越高的要求。随着建筑装饰工程项目的类型和特征的日趋复杂化，工程服务方式多样化、市场化，使得各类业主对项目管理的精益程度要求也越来越高，传统的管理手段很难实现精确、高效的项目管理。建筑装饰企业要想在本行业中处于领先地位，持续增强企业的核心竞争能力，完全可以以信息化建设为契机，推动企业管理程序规范化及流程再造，促进企业组织结构及管理模式转变，达到节省管理成本、提高管理工作效率的目的。 总之，坚持不断的企业信息化建设将会带来建筑装饰企业在管理理论及管理工具方面的持续优势，保持建筑装饰企业核心竞争力的持续增强。

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